Учет корреспонденции (писем) в программе “Документ Плюс“

Программа “Документ Плюс“ предназначена для формирования реестра (журнала) документов и договоров, а также ведения справочника контрагентов (клиентов). “Документ Плюс“ является универсальным программным решением для учета документов и договоров в различных организациях, вне зависимости от количества сотрудников и сферы деятельности. Применение программы “Документ Плюс“ позволит организовать эффективный учет документов, договоров и контрагентов, а также поможет повысить эффективность контроля их согласования и исполнения. Сайт программы Программа “Документ Плюс“ позволяет хранить сведения по входящим и исходящим письмам в едином реестре корреспонденции с быстрым поиском. Для внесения информации о новом письме перейдите в модуль “Корреспонденция“. Далее нажмите кнопку “Новый“. Появится специальная форма для сохранения сведений по письму, которая называется “карточка корреспонденции“. Данная форма включает в себя две рабочие зоны. Левая вертикальная панель включает набор переключателей-вкладок по логически сгруппированной информации. Правая рабочая зона включает поля для ввода сведений по письму. Среди полей для внесения информации есть поля-справочники. Они позволяют вызвать справочник, если данная информация будет применяться в других “карточках корреспонденции“. Если для письма необходимо сохранить файлы, то перейдите в раздел “файлы“ и выберите файлы для сохранения в “карточке корреспонденции“. Особое внимание необходимо уделить разделу “Контрагенты (стороны корреспонденции)“. В данном разделе определяются организации, которые являются стороной данного письма. Для указания организации в документе, введите фрагмент названия организации в поле “Контрагент“. Если ранее, данного контрагента внесли в “справочник организаций“, то программа автоматически подставит его название. Если данной организации нет в “справочнике контрагентов“, то можно вызвать соответствующий справочник через кнопку со знаком “плюс“ и заполнить сведения по нужной организации. Далее вернуться в модуль “Корреспонденция“ и внести названии внесенной организации и назначить соответствующую роль. В разделе “Стороны корреспонденции“ фиксируется не только информация о внешнем контрагенте (например об организации-получателе). Также здесь можно внести информацию о связи документа с организацией, которая относится к пользователю программы. Например, Ваша организация может быть “отправителем“. Данные организации указываются в модуле “Наши организации“. Если в справочнике контрагентов или своих организаций были указаны сведения по сотрудникам, то данных сотрудников можно назначить “получателем“, “отправителем“ или “согласователями“ в соответствующих разделах “карточки корреспонденции“. А также назначить им напоминания по произвольным задачам. Если в программе “Документ Плюс“ работают несколько пользователей, то после создания новой “карточки корреспонденции“ нужно назначить права доступа. Перейдите в раздел “права доступа“ и определите нужный уровень прав для каждого пользователя. По умолчанию, после создания новой “карточки корреспонденции“ к ней имеют полный доступ все пользователи. Информацию по другим возможностям программы Вы можете найти в других уроках или нажав иконку со знаком вопрос для вызова справки программы.