Памятка ведущему

Если вы проводите стратегическое совещание своими силами, то вопрос о том, кто будет его вести один из приоритетных. Иногда эту роль берут на себя руководители. Им привычно вести собрания. Но в случае со стратегическим совещанием, это не лучший вариант. К нему стоит прибегать только в крайнем случае. Лучше найти рядового талантливого сотрудника, который вообще не входит в управленческую команду или не играет в ней ключевой роли, чтобы он взял на себя организацию процесса и контроль регламента. Ведущий не участвует в обсуждении по содержанию, а только контролирует процесс и организует обсуждение. Именно поэтому лучше, чтобы руководитель участвовал в обсуждении по содержанию наравне со всей командой, а не был выключен из процесса. Совместить две роли можно, но сложно и результат всегда хуже того, что мог бы быть при полном погружении. Выделим важные для ведущего моменты 1. У стратегического совещания могут быть два ведущих. Тогда нужно особое внимание уделить распределению ролей, прописать, кто что делает и говорит. Два ведущих может потребоваться, если группа большая и много организационных моментов, которые нужно решить. Могут быть дополнительные цели, например, дать возможность сотрудникам поработать в паре, отладить взаимодействие. 2. Разработка сценария. Ведущий должен либо сам разработать сценарий, либо делать это совместно с руководителем. Это важно для того, чтобы он понимал смысл происходящего и мог гибко корректировать процесс, не искажая его сути. Если разработал сам, нужно обязательно все проговорить и согласовать с руководителем, чтобы он понимал, что и зачем происходит. 3. Сам сценарий лучше делать в табличной форме со столбцами: тема, вопрос/время/процедура/дополнительные материалы. 4. Рассылать сценарий участникам не нужно, но можно составить информационное письмо с основными целями, программой, регламентом и форматом. 5. В сценарии должно быть 3 блока: вступление, основная часть и заключение. 6. Вступление необходимо для настроя на работу. В нем руководитель обозначает цели мероприятия и представляет ведущего, обозначая его роль. Далее ведущий рассказывает о формате и регламенте, правилах работы. Правила можно выработать совместно, а можно предложить готовые. Они состоят из формальных (запрет на телефонные звонки, например) и неформальных (открытость, конструктивность, говорить по одному и др.). 7. Заключение необходимо для подведения итогов. Ведущий перечисляет все, что было сделано, руководитель расставляет акценты и благодарит всех, а также информирует о дальнейших шагах. 8. Все вопросы для обсуждения, инструкции участникам, способы деления их на группы нужно написать в сценарий в виде прямой речи. И просто их зачитывать. Это поможет избежать искажений и неточностей, которые естественны от волнения. 9. После того, как участникам дано задание, и они распределены по группам или парам, необходимо четко обозначить время работы над заданием и записать его на флипчарте или сделать слайд презентации с вопросом и временем работы по нему. Это позволит участникам собраться, а ведущему легче следить за временем и оставаться в тайминге. 10. Ведущему стоит прийти на мероприятие заранее, лучшего всего за час. Настроится, подготовить помещение, расставить мебель, проверить оборудование. Руководитель тоже приходит заранее, минут за 10-15, чтобы еще раз проговорить с ведущим цели и готовность.